Gran parte de la información que se trata en las empresas se encuentran en formato papel, y como tal dichas entidades están sometidas a la normativa de protección de datos, de ahí que la destrucción de la documentación es un aspecto fundamental de dichas organizaciones para cumplir con dicha normativa.
Las empresas carecen de medidas de seguridad suficientes para efectuar una destrucción segura y certificada de esa documentación, es por ello por lo que a continuación os vamos a detallar motivos para realizar una adecuada destrucción de documentos:
- CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA. El Reglamento General de Protección de datos exige que todas las empresas que traten datos personales deben demostrar que esos datos los han conseguido de forma legítima y si no lo pueden demostrar, deben destruir esa información personal de la cual no conozcan de dónde procede o si está obsoleta, por otro lado el RGPD como la LOPDGDD, exigen que el responsable del tratamiento debe destruir o devolver a los titulares cualquier documento o soporte que contenga datos personales una vez que se haya cumplido la prestación objeto del contrato entre la empresa y el cliente.
- SEGURIDAD: Entre los documentos la empresa puede tener alguno en el que aparezca información confidencial o sensible a la que no sea conveniente que terceros puedan acceder. Por eso tiene que aplicar las medidas de seguridad adecuadas para evitar esos accesos.
El RGPD, para garantizar la protección de los datos personales, exige al responsable del tratamiento que adopte las medidas de seguridad necesarias y que destruya esos datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron, son muchos los documentos que pueden o deben destruirse en una empresa (Curriculums, Facturas, listas de clientes, presupuestos, registros de la Seguridad Social, Informes médicos, planes de márketing, nóminas, correos electrónicos, inventarios, solicitudes de empleo, declaraciones de impuestos, información de créditos, contratos, informes de recursos humanos, etc, por ello al exigir la normativa de protección de datos que esa destrucción documental sea segura, no sirve con romper en varios trozos el papel. Tampoco tachar la información considerada importante, ya que hoy en día existen medios que permiten la reconstrucción de esos documentos,, por ello para cumplir las garantías exigidas por el RGPD, lo ideal es acudir a empresas especializadas en la destrucción de documentos que cumplen esta norma y aseguran ese cumplimiento.
Las ventajas que puede conllevar para el responsable del tratamiento de dichas empresas son:
- Cerciorarse del cumplimiento legal
- Transmisión de riesgos: en caso de que se produzca un fallo en el proceso, la responsable es esta empresa subcontratada
Para más información:
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952702978
